Digitaler Rechnungsworkflow – Mehr Transparenz und Kontrolle
Angesichts der fortschreitenden Digitalisierung und immer erneuerten gesetzlicher Vorgaben sehen sich Buchhalter, Controller und Geschäftsführende zunehmend gefordert, ihre Abläufe effizient, nachvollziehbar und rechtskonform zu organisieren. Insbesondere die Verarbeitung von Eingangsrechnungen birgt dabei erhebliche Chancen zur Prozessverbesserung.
Ein digitaler Rechnungsworkflow ermöglicht es, Abläufe von der Rechnungserfassung bis zur finalen Buchung und Zahlung standardisiert und nachvollziehbar abzubilden.
In diesem Beitrag erfahren Sie, was einen digitalen Rechnungsworkflow auszeichnet, für welche Unternehmensstrukturen er besonders geeignet ist, welche Rollen im Unternehmen daran mitwirken und welchen konkreten Beitrag er zur Effizienzsteigerung und Prozesssicherheit leistet.
Was ist ein Rechnungsworkflow?
Ein digitaler Rechnungsworkflow bezeichnet den automatisierten Prozess der Bearbeitung von Eingangsrechnungen – von der Erfassung über die Freigabe bis hin zur Übergabe an die Finanzbuchhaltung oder eines ERP-Systems. Statt Rechnungen manuell zu prüfen, auszudrucken und herumzureichen, laufen alle Schritte digital ab:
Rechnungseingang (z. B. per E-Mail oder Scan)
Automatische Datenextraktion (z. B. mit OCR-Technologie)
Regelbasierte Prüf- und Freigabeprozesse
Digitale Archivierung & Übergabe an die Buchhaltung
Alle Beteiligten arbeiten zentralisiert, auf einer einheitlichen Datenbasis und mit automatisierten Prozessen.
Ohne Workflow: Diese Herausforderungen kosten Zeit und Geld
Viele Unternehmen arbeiten noch mit manuell gesteuerten Rechnungsprozessen – E-Mails, Papierbelege, unklare Zuständigkeiten.
Das führt zu:
Verzögerungen durch langwierige Freigabeprozess
Fehlende Transparenz: Wo steckt die Rechnung gerade?
Doppelverarbeitung
Fehleranfälligkeit bei der Dateneingabe
Hohem Abstimmungsaufwand zwischen Abteilungen
Unklare oder fehlende Dokumentation bei Rückfragen
Solche Prozesse kosten nicht nur Zeit, sondern auch Geld – und gefährden die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen.
Die Lösung: Der digitale Rechnungsworkflow der gypsilon
Mit dem gypsilon Rechnungsworkflow digitalisieren Sie den gesamten Rechnungsprozess – vom Eingang bis zur Archivierung. Das System bietet zahlreiche Funktionen, um alle Schritte effizient, transparent und automatisiert zu gestalten. Hier ein Überblick über die wichtigsten Funktionen und Vorteile:
Dokumenteneingang und -erfassung: Schnell, sicher, automatisch
Unterstützung von internen Rechnungsnummernkreisen
Anbindung an externe Archivsysteme
Benutzerfreundlichkeit & Administration
Mandantenparameter
Übersicht der Stammdaten
Darkmode, Farbschemata und Kontrastoptionen für individuelle Nutzeransicht
Umfangreiche Rechte- und Rollenkonzepte
Fehlermeldung direkt aus der Oberfläche inkl. Supportweiterleitung
Kommentarpflicht beim Storno, steuerliche Validierungen
Intuitive Verwaltung von Gruppen, Usern, Rechten & Mandanten
Fazit: Der digitale Rechnungsworkflow macht Schluss mit Intransparenz
Mit dem gypsilon Rechnungsworkflow gestalten Sie Ihre Rechnungsverarbeitung effizienter, sicherer und transparenter. Automatisierung, Nachvollziehbarkeit und Integrationen entlasten Ihre Buchhaltung spürbar – und sorgen für mehr Kontrolle in jedem Schritt.
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