Im Rahmen der Digitalisierung ist inzwischen der entsprechende Rechnungsworkflow wichtig. Belege werden automatisiert per OCR erkannt und anschließend im Workflow schnell und effizient bearbeitet.
Durch den automatischen Rechnungsworkflow passieren weniger Fehler. Die Zahlungsfristen und Skontierung werden automatisiert eingehalten und somit haben Sie zufriedenere Kunden.
Sie können schnell und einfach Ihre Dokumente wiederfinden.
Jede beliebige Rechnungsform wird automatisch digitalisert. Zudem haben Sie die Möglichkeit zwischen vielfältigen Ablagestrukturen zu wählen.
Der digitale Rechnungsworkflow von gypsilon ermöglicht es Ihnen, Eingangsrechnungen effizient, digital und damit einfach zu verwalten. Das lernende OCR–System führt dazu, dass nach dem Einlesen alle auf dem Beleg relevanten Informationen erkannt und verarbeitet werden. Individuelle Workflows machen die Arbeit strukturiert und auf einzelne Anforderungen abgestimmt möglich. Selbstverständlich können auf den Belegen digital auch diverse Kommentare und Anpassungen durchgeführt werden.
Sämtliche Informationen auf einem Rechnungsbeleg werden per OCR erkannt und abgelegt. Das lernende System verarbeitet problemlos, pro Lieferant entsprechende Besonderheiten, z. B. Bestellnummern, Freigabeprozesse und Einzelbeträge.
Standardisiert werden Mandant, Lieferant, Rechnungsnummer, Zahlungsbedingung, Beträge und Steuerinformationen abgelegt.
Der Workflow kann pauschal für alle eigenen Firmen oder auch gezielt für besondere Mandanten festgelegt werden. Prüfungsvorgaben können über jedes relevante Feld in den Eingangsrechnungen gemacht werden, z. B. Beträge, Bestellnummern, Lieferanten.
Zu jedem Beleg ist in der Bearbeitung und auch später im Archiv sichtbar, welcher Mitarbeiter welche Bearbeitung wann durchgeführt hat. Alle Bearbeitungsversionen der Rechnungsbelege sind separat einsehbar.
Die Belegzeilenkontierung kann individuell erfasst werden. Ihnen stehen 8 Kostendimensionen zur Verfügung und Sie können aus der Buchungshistorie pro Lieferant die damalige Kontierung übernehmen und dann betragsmäßig anpassen. Jede Rechnungszeile kann einer separaten Bestellung zugeordnet werden.
Die Weitergabe eines Workflows kann an einzelne Personen oder an Personengruppen durchgeführt werden. Sie können Belege direkt buchen, somit sind diese im Archiv weiterhin sichtbar.
Der gypsilon Rechnungsworkflow wird als komplette Web-Applikation zur Verfügung gestellt. Damit ist es sogar möglich, auf mobilen Geräten Belegfreigaben durchzuführen. Die gesamte Bearbeitung der Belege ist hier möglich.
Nach erfolgtem Einlesen mit OCR–Erkennung stehen die Belege zur Bearbeitung bereit. Dazu wird in der Web-Applikation der Workflow durchgeführt.
Alle Infos und Änderungen der Rechnungen sind jederzeit im gypsilon Rechnungswesen sichtbar. Damit sind Belege, die noch in Bearbeitung sind, trotzdem jederzeit z. B. in der Liqui-Planung enthalten.
Weitere Anbindungen gibt es nun zu Datev, SAGE und SAP, diese Anbindungen finden aber erst nach Abschluss des Workflows statt.
Mit dem Workflow können Sie Mitarbeiter, die im Workflow etwas zu tun haben, mit einer Aufforderungsmail erinnern und mit zwei weiteren, wenn Zeiten überschritten werden.
Wenn eine Rechnung mit dem Lieferanten noch abgestimmt werden muss, kann diesem aus dem Workflow heraus direkt eine Email verschickt werden und zurückkommende Mails automatisch im Workflow eingebunden werden.
